La facture électronique : fonctionnement, obligations et modalités

Qu’est-ce que la facture électronique ?

Commençons par une définition claire de ce qu’est une facture électronique. On détermine comme facture électronique une facture créée, envoyée et reçue sous format électronique. Il convient donc de bien faire la différence entre une facture « papier » scannée, qui n’est pas une facture électronique, et une facture directement réalisée depuis un outil numérique qui peut, elle, être une véritable facture électronique.

Comme une facture classique, une facture électronique doit présenter les mêmes mentions obligatoires pour être jugée comme valide.

Afin de lui assurer une validité totale, la facture électronique doit pouvoir garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et enfin sa lisibilité. Pour cela, il est obligatoire que la facture électronique soit associée à une signature (avec un certificat électronique certifié), ou qu’elle soit par exemple émise sous la forme d’un document permettant une lecture simplifiée et sans modification (au format XML ou PDF par exemple).

• L’identité de l’émetteur doit être garantie et certifiée.
• La lecture des factures électroniques doit être possible par l’entreprise cible.
• Le contenu ne doit pas pouvoir être modifié.

Il est ainsi possible d’envoyer vos factures par simple e-mail au format PDF ou choisir un système plus complexe avec un portail dédié à la facturation électronique. Mieux encore, rien ne vous empêche d’avoir recours à l’utilisation d’un système EDI pour l’édition et la transmission des factures à la volée.

La facture électronique, une obligation légale partielle

Depuis l’ordonnance du 26 juin 2014 et la loi Macron du 6 août 2015^[1], le déploiement progressif de la facture électronique est en marche. À partir du 1^er janvier 2020, toutes les entreprises devront utiliser la facture électronique. Cette obligation concerne donc à la fois les grands groupes comme les micro-entrepreneurs… mais uniquement pour les factures en direction d’un service public. Pour l’heure, l’obligation d’émission de factures électroniques ne concerne donc que les entreprises titulaires d’un marché public !

La facturation électronique entre entreprises, elle, n’est pas encore obligatoire. Sa mise en place devrait intervenir là encore progressivement, avec un calendrier prévisionnel compris entre le 1^er janvier 2023 et au plus tard au 1^er janvier 2025 (à lire dans le Projet de loi de finances pour 2020^[2]). Il faut de nouveau s’attendre à un déploiement progressif en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises. Les grands groupes devraient logiquement être les premiers à devoir se soumettre à l’obligation d’utiliser la facture électronique dès 2023.

Les atouts de la facture électronique

Pourquoi cette adoption de la facture électronique et l’obligation de passer à une solution digitale plutôt que la conservation des factures classiques sous format papier ? Plusieurs raisons expliquent ce changement.

• Il s’agit notamment d’une démarche écologique, visant à réduire l’utilisation de papier en entreprise.
• Grâce à un envoi dématérialisé, les délais de traitement sont accélérés. Tout le processus d’édition et de réception de factures est raccourci.
• En centralisant les factures et en permettant leur gestion de manière numérique, les entreprises peuvent simplifier leur comptabilité et alléger leur trésorerie.

La généralisation de la facture électronique en entreprise est une étape de modernisation et un atout pour un gain de temps concret. D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC^[3], les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Ainsi, la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport à un traitement papier !

La facture électronique ailleurs en Europe

Le développement de la facture électronique en France est lié à la Directive 2010/45/EU. C’est cette directive ainsi que la norme visant à faciliter les relations commerciales (directive 2014/55/​​UE) qui imposent notamment la généralisation de la facture électronique entre le secteur public et ses fournisseurs. Mais au-delà, entre entreprises privées, l’Europe encourage également le développement de la facture électronique et veut que celle-ci devienne « le principal mode de facturation d’ici à 2020 ». En Italie, par exemple, la facture électronique est obligatoire entre entreprises depuis le 1^er janvier 2019.

[1] https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=634E0B265FA28CAC8207BAF8859C3406.tplgfr22s_1?idArticle=LEGIARTI000030981964&cidTexte=LEGITEXT000030981713&dateTexte=20190212

[2] http://www.assemblee-nationale.fr/15/pdf/projets/pl2272.pdf

[3] Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière – https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiche05.pdf